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归档文件整理规则》对电子文件整理一般要求的适用(之六
2018-06-13 22:45
来源:未知
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  发布机构:黟县档案局 发布时间:2018-05-28 15:57:24 信息来源: 黟县档案局 浏览次数:62

  《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)中关于整理的一般要求同时适用于纸质文件和文书类电子文件(以下简称“电子文件”)整理。不过,由于电子文件存在不同于纸质文件的特性,两者在如何适用上也存在一定差异。

  电子文件整理原则上以一份电子文件为一件进行整理。但在电子文件“件”的确定上,还要明确文件、文档的区别。

  (1)文件。对于电子文件来说,一份文件可以包括一个或多个文档(如一份文件中的版式文件正本和流式文件留痕稿等),无论其格式或载体形式如何。由多个文件组成的文件称为组合文件,组成组合文件的文档之间具有管理意义上的紧密关联,二者需要组合在一起才能表示一个完整的业务活动。

  (2)文档。与文件相比,文档是尚未被作为文件捕获的信息,如没有经过分类、登记和固化。单个文档可以由一个或多个组件(此处的“组件”是指构成文档的基本单位,与含义为件的组织的“组件”不同)构成,由多个组件构成的文档称为符合文档。

  (1)电子文件一般以一分文件作为一件处理,特殊情况下(文和复文)多份电子文件可以作为一件。特殊情况下的组件方法可以参照纸质文件办理。

  (2)一份电子文件一般由多个文档构成,划分件的时间要将这些文档作为一份文件处理。如发文类的电子文件,一份文件原则上应包含版式文件正本、版式文件发文稿纸和流式文件留痕稿;收文类电子文件原则上应包含版式文件收文处理单和版式文件正本。

  多份电子文件作为一件时,其排列顺序与纸质文件的排序相同。一份电子文件包含多个文档时,其排列顺序同样与纸质文件的排序方式相一致,如发文类文件按照版式文件正本、版式文件发文稿纸和流式文件留痕稿顺序排列等。

  电子文件分类一般应按照《规则》要求,采用“年度—保管期限-机构(问题)”或者“年度-机构(问题)-保管期限”等方法进行分类。规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位,可以采取“年度—保管期限”等方法进行两级分类。电子文件分类时,年度、机构、问题、保管期限等分类方法与纸质文件一致。

  在实际工作中,因电子文件形成数量较大,完全参照纸质文件整理方式进行手工分类往往难以操作。同时文档一体化管理也要求在电子文件形成时即能够确定电子文件是否有归档价值及归档文件的类别,因此建立能被计算机识别的电子文件分类方案,实施计算机系统自动分类电子文件势在必行。

  电子文件分类方案一般应设置在机关办公系统中,通过计算机和文件办理人员协同的方式,对电子文件进行自动(半自动)分类,实现在电子文件办理时期,即可对电子文件进行价值判断和分类。电子文件分类方案主要项目应如表1所示:

  电子文件分类后,原则上应按照《规则》要求的排列方法,即分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由排列;同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列;会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

  电子文件整理一般应采用“随办随归”的整理方式,由档案管理系统自动完成。在具体的电子文件排列操作中,可能会有先形成(或者接收)的文件办结时间晚于后形成(或者接收)的文件的情况,如果机械套用“按时间结合事由排列”的原则,可能会带来一些不必要的困扰。因此电子文件排列时,可以根据本单位工作实际,灵活采用按照办理完毕的时间排列的文。

  电子文件是一个个计算机文件(文档)组成,要做好电子文件的整理和存储工作,首先制定并遵照一个完整系统的命名方案对这些组成电子文件的计算机文件进行命名。一般情况下,组成一件电子文件的计算机文件应以该件文件自问的档号命名。

  按照《规则》要求,电子文件档号格式一般为:全号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。采取两级分类的单位,电子文件档号格式为:全号-档案门类代码·年度-保管期限-件号。

  电子文件整理时,计算机文件名可以完全使用《规则》要求的档号格式,也可以适当调整或去掉档号中的“·”和“-”符号(某些系统不支持使用该符号命名电子文件)。如档号为“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”的电子文件,在进行计算机文件命名时,一般以“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”,也可以修改为“Z109WS2011YBGS0001”或“Z109-WS.2011-Y-BGS-0001”

  (1)组成电子文年的计算机文件应以该电子文件的档案号命名,计算机文件名应能在计算机存储器中唯一标识、有序存储全内任意一件电子文件、电子文件组件。

  (3)组成电子文件的多份计算机文件,其命名中如使用子件号,则其子件号应按照电子文件件内的排序要求编制。

  (4)组成电子文件的计算机文件更名会导致电子文件无法正常显示的,可保留原始计算机文件名。比如网页文件,如果重命名构成网页文件的相应组件文件的名称,则会导致归档的网页文件无法正常显示。这类电子文件在不影响电子文件正常显示前提下,转换为版式文件归档。

  (5)在计算机文件扩展名不同的情况下,也不允许两份计算机文件使用相同的文件名。如一件包含2份计算机文件的电子文件,其征文和留痕定稿虽使用不同的扩展名“ofd”和“wps”,但其文件名最好能进行区分两份文件并能明确显示文件的前后顺序,不应因不影响在计算机存储系统中保存而取相同的文件名。

  电子文件应按照《规则》要求的格式,依据档号顺序编制电子文件目录。电子文件目录推荐由电子档案管理系统自动生成或使用电子表格进行编制,同时编制符合《规则》要求的电子文件目录封面。

  电子文件目录一般保存电子版本即可,但应将其转换为适合长期保存的版式文件格式。有条件的单位还应对电子文件目录进行数字签名。

  双套制是指文件归档后纸质文件和电子文件必须共存的归档制度,其目的是使用同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于保存及可利状态。双套制可以是对具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件制作纸质拷贝,也可以是对具有长久保存价值的纸质文件制作数字副本。

  在机关档案实际工作中,虽然以纸质文件为主的单位和以电子文件为主的单位文件处理和归档的流程不尽相同,但我们应以文档一体化管理为基础,充分发挥电子文件的特点,简化纸质文件整理方法,共享纸质文件和电子文件的联系,尽最大努力降低双套制管理成本,提高档案管理效率。

  以纸质文件为主的单位一般采取较为基础的信息化管理模式,即使用电子邮件收发系统接收和发送电子文件,采用传统纸质文件方式进行文件流转,使用单机版档案管理系统开展档案管理。此类型单位可以按照以程开展档案整理:(1)收到的电子文件应打印形成纸质文件,与接收的纸质文件和本单位形成的纸质文件一并以纸质形态进行文件流转处理。

  (2)纸质文件流转过程中由文书、业务部门人员对文件进行价值鉴定,有归档价值的文件应直接确定保管期限,并赋予档号。

  (4)收到的电子文件、收到纸质文件的数字副本和本单位形成的纸质文件对应的电子版本合并整理为电子档案,电子档案应与整理完毕的纸质档案采取相同的保管期限、分类排列方法,并编制相同的档号,与纸质档案合并为一体进行管理。

  以电子文件为主的单位使用较为完善的办公自动化系统,全部使用电子文件方式形成和发送文件,接收的电子文件直接进入办公系统办理,收到的纸质文件也是数字化后进行办公系统办理,使用网络化的档案管理系统。此类型单位可以按照以程开展档案整理:

  (1)收到的纸质文件数字化形成电子文件,与接收的电子文件和本单位形成的电子文件一并以电子形态进入办公系统,进行文件流转办理。

  (2)电子文件流转过程中由文书、业务部门人员对文件进行价值鉴定,有归档价值的文件应直接确定保管期限,并赋予档号。

  (4)收到的纸质文件,收到的电子文件的打印版本和本单位形成的电子文件对应的纸质版本合并整理为纸质档案,纸质档案应与档案完毕的电子档案采取相同的保管期限、分类排列方法,并编制相同的档号,与电子档案合并为一体进行管理。

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